1- ¿Cuál es la documentación legal que requiero para registrarme en HandelBay?
Para HandelBay la seguridad siempre es una prioridad; es por esto que durante el registro solicitamos a todas las empresas que carguen tres documentos legales básicos:
* Registro Único Tributario (RUT)
* Certificado de Cámara y Comercio
* Cédula del Representante Legal
Los mismos estarán visibles en su perfil para las compañías dentro de la plataforma, permitiendo una mayor transparencia al la hora de llevar a cabo un proceso de compra. Adicionalmente, se insta a mantener los archivos actualizados.
Observación: si por alguna razón no desea cargar uno de los documentos solicitados, se le sugiere subir un archivo alterno en el que facilite un correo electrónico al cual se le pueda contactar para obtenerlo.
2- ¿Cuánto debo pagar para dar apertura a un proceso de compra / enviar mi primera cotización dentro de HandelBay?
Ten presente que por tu primer registro, HandelBay te obsequiará 15 días gratuitos de TRIAL en el Plan ENTERPRISE, el cuál posee varios beneficios, entre ellos publicar procesos de compra ilimitados (si eres Comprador) o bien, cotizar a los procesos ilimitadamente (si eres Proveedor).
Una vez que terminen los 15 días, el sistema automáticamente activará el Plan BASIC, el cual no tiene ningún costo, pero es mas limitado en sus funciones.
Estos beneficios tienen la intención de que conozcas y te sumerjas en la nueva ola de hacer negocios de forma digital, y todo en un sólo lugar.
3- ¿Cómo puedo cotizar para un proceso de compra en HandelBay?
Luego de ingresar a la plataforma, puedes ubicar los procesos de tu interés de dos formas (si tienes una cuenta DUAL, asegúrate de estar en el perfil Proveedor de color azul):
1- En el Dashboard podrás navegar sobre los diferentes procesos activos en el momento.
2- A través de la opción Procesos en el menú lateral izquierdo; en esta ventana observarás los procesos a los que has sido invitado ya que coinciden con los productos y servicios de tu portafolio.
Una vez que revises las características del proceso y estés dispuesto a cotizar, puedes seguir el paso a paso que te indicamos en el siguiente enlace:
https://handelbay.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000019829-cotizaciones
4- ¿Es necesario que mi portafolio de productos esté configurado con los Códigos UNSPSC?
Si. UNSPSC es un sistema de clasificación eficiente, preciso y flexible para productos y servicios.
En HandelBay usamos este tipo de codificación para brindarle a los usuarios una manera cómoda y precisa de ofertar o comprar productos y servicios dentro de la plataforma. El objetivo es manejar una estandarización entre todas las empresas, y así generar conexiones similares para que se concreten negociaciones más efectivas.
Para más detalles visita:
https://handelbay.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000017601-%C2%BFqu%C3%A9-es-unspsc-
5- ¿Qué debo hacer para recibir notificaciones de los procesos de compra abiertos en HandelBay?
Todos los procesos de compra abiertos que son publicados en la plataforma pueden ser vistos en el Dashboard; sin embargo, HandelBay te permite recibir invitaciones a participar de procesos de compra específicos relacionados con tu línea de negocio.
Para ello es necesario que configures tus productos y servicios en el portafolio de HandelBay con la codificación UNSPSC; de esta forma aseguras recibir invitaciones por medio de correo electrónico o por notificación dentro de la plataforma.
Si necesitas consultar el listado completo de códigos UNSPSC, ingresa al siguiente link.
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/UNSPSC_Spanish_v14_0801.pdf
6- Necesito comunicarme directamente con la empresa que publicó el proceso de compra (o con la empresa proveedora). ¿Cómo lo hago?
En HandelBay existe una funcionalidad llamada Mensajes, que permite el diálogo entre dos o más empresas dentro de un proceso de compra, facilitando la información y datos necesarios entre las partes involucradas en un proceso.
Dentro de la sección de mensajes es posible escribir de manera pública o privada. La pública consiste en escribir dentro de un proceso de compra a todas las empresas invitadas a éste. Por otra parte, de manera privada, es escribir directamente a sólo una de todas las empresa invitadas al proceso.
De igual forma, puedes ubicar los datos de contacto del responsable del proceso de compra en el resumen del mismo, o bien, ubicar mas información sobre la compañía visitando su perfil dentro de HandelBay.
7- ¿Cuál es la diferencia entre un proceso RFQ y un proceso RFI?
El tipo de solicitud que se envía a los proveedores en un proceso de compra puede tener dos opciones:
* RFQ (request for quotation) es la opción por defecto y su propósito es solicitar cotizaciones con oferta económica a los proveedores.
* RFI (Request for information) es una opción avanzada sólo para solicitar información de manera anticipada a proveedores, tiene como propósito conocer las empresas que pueden participar en la presentación de ofertas económicas.
8- Tengo problemas para diligenciar los datos y subir mi cotización a la plataforma. ¿Qué debo hacer?
Si no has podido completar con éxito tu cotización, te sugerimos las siguientes recomendaciones:
1- Asegúrate de haber configurado el producto o servicio a cotizar en tu portafolio con el mismo código UNSPSC.
2- Al momento de cotizar, revisa que todos los campos obligatorios se encuentren correctamente diligenciados; esto incluye si el comprador ha solicitado archivos adicionales.
3- Verifica que el estado de la información en "Elementos a Cotizar" evidencie "Guardado" en color verde.
Si luego de cumplir con las sugerencias continúas teniendo problemas para cotizar, puedes contactarnos vía telefónica, a través del chat de soporte o por Whatsapp, y con gusto te atenderemos.
9- Tengo problemas para publicar mi proceso de compra en la plataforma. ¿Qué debo hacer?
Si no has podido publicar con éxito tu proceso de compra, te sugerimos las siguientes recomendaciones:
1- Asegúrate de haber configurado el producto o servicio a cotizar en tu portafolio con el mismo código UNSPSC.
2- Al momento de diligenciar los datos del proceso, revisa que todos los campos obligatorios se encuentren completados correctamente.
* Prueba una opción para publicar más rápido: https://lp.handelbay.com/requisicion-de-compra *
Si luego de cumplir con las sugerencias continúas teniendo problemas para publicar, puedes contactarnos vía telefónica, a través del chat de soporte o por Whatsapp, y con gusto te atenderemos.
10- ¿Puedo participar en los procesos SECOP a través de HandelBay?
No. HandelBay ofrece un filtro detallado sobre los procesos de SECOP, pero sólo con carácter informativo. Para participar en los mismos debe ingresar al sitio web oficial de SECOP.